Gestion Electronique de Documents

1. Acquisition de vos documents

• Lien dans votre scanner

• Collecte automatique sur plateformes (orange, edf...)

• Téléchargement automatique depuis une adresse email

• Depuis un smartphone

2. OCR & Indexation

• Scan des documents grâce à l'OCR

• Reconnaissance des informations grâce à des masques paramétrés (fournisseur, montant, date d'échéance...)

• Liaison des comptes comptables et analytique

3. Comptabilité

• Automatisez la génération de vos écritures comptables

• Mise en place d'une passerelle vers votre logiciel de comptable

4. Workflow de validation

• Validez vos documents grâce à un tampon numérique

• Rapprochez vos différents documents (bons de commande, factures...)

Pourquoi dématérialiser ?

• Plus de perte de documents

• Simplification du contrôle et de la validation

• Gain de temps

1. Les signatures

• Faite signer de manière électronique vos contrats commerciaux par vos clients.

• Mettez en place la mobilité pour vos équipes de livraison et intervention avec une signature graphique sur tablette

2. Les factures clients

• Automatisez l'envoi pour gagner du temps

• Mettez en place des liens sécurisés de téléchargement

• Liaison avec le Portail Chorus Pro intégrée

• Envoyez vos factures en PDF signé

• Déposez les documents de ventes dans des espaces privatifs et sécurisés pour vos clients

1. Bibliothèque dématérialisée

• Regroupez tous les documents relatifs aux collaborateurs sur un seul et même espace.

• Recherche et accès simplifiés.

2. Demande de congés

• Mise en place d'un formulaire de demande de congés

• Possibilité d'un workflow de validation par un responsable

3. Coffre-fort numérique

• Archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique avec signature électronique, horodatage

• Traçabilité et de la sécurisation des échanges

• Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement, de stockage et des tâches chronophages

Où sont mes données ?

• Infrastructure multi-sites

• Redondance des sauvegardes

Et niveau sécurité ?

• Accès sécurisé avec des droits différents pour les utilisateurs

• Cryptage des documents stockés en AES

• Transferts des données sous canal sécurisé SSL

Gardez une trace de vos documents !

• Horodatage

• Historique des évènements système et documentaires

• Historique par document

Qu'en est-il de l'intégrité ?

• Utilisation du format PDF/A

• Contrôle d’intégrité régulier

• Stockage WORM (Write Once Read Many)